راه اندازی سانترال ابری در ایران این گونه مشتریان را افزایش می‌دهد_دانشجو

با پیشرفت فناوری‌های ارتباطی، کسب‌وکارها به جستوجو راه‌هایی می باشند تا از فناوری‌های مدرن منفعت گیری کنند و خدمات مشتریان را بهبود دهند و رضایت آن‌ها را افزایش دهند. یکی از این فناوری‌ها، سانترال مجازی یا سانترال ابری است که امکانات و قابلیت‌های بسیاری را برای مدیریت تماس‌های خروجی و ورودی اراعه می‌دهد. در این مقاله، به بازدید نحوه راه‌اندازی و شخصی‌سازی تلفن سانترال به منظور افزایش رضایت مشتری خواهیم پرداخت.

قسمت اول: راه‌اندازی تلفن سانترال ابری

تلفن سانترال، جز مهم یک سازمان کوچک و بزرگی که به جستوجو جواب‌گویی حرفه‌ای به مخاطب می باشند، به حساب می اید. فکر کنید مشتری یا مخاطب شما بعد از تماس با شما، صدای مطلب خوش‌آمدگویی بشنود که کسب و کار شما را معارفه می‌کند و به ایشان خبر می‌دهد که برای چه پرسشی به کدام قسمت تماس را متصل کند.

به همین علت است که در سال‌های تازه و با ظهور سانترال ابری که هزینه راه‌اندازی مقداری دارد، همه تیم‌ها و خرده‌فروشی‌های کوچک هم به راه‌اندازی سانترال مجازی روی آورده‌اند

در قسمت اول ملزوم است با نکات مهم در راه‌اندازی تلفن سانترال مجازی آشنا شویم.

۱. انتخاب اراعه‌دهنده سرویس سانترال مجازی

اولین قدم در راه‌اندازی مرکز تلفن ابری یا همان سانترال مجازی، انتخاب یک اراعه‌دهنده سرویس معتبر و قابل مطمعن است. عواملی که باید در انتخاب اراعه‌دهنده در نظر بگیرید عبارت هستند از:

کیفیت خدمات: مطمعن حاصل کنید که اراعه‌دهنده سرویس شما، کیفیت بالایی را در تماس‌ها و خدمات حمایتاراعه می‌دهد. عدم وابستگی کیفیت تماس‌ها به کیفیت اینترنت، به اختصاصی در سرزمین ما، زیاد اهمیت دارد. سانترال مجازی دفتر شما از زیرساختی منفعت گیری می‌کند که برای برقراری تماس، به اینترنت وابسته نیستید اگر چه از تلفن ابری منفعت گیری می‌کنید.

قابلیت‌های سرویس: بازدید کنید که سرویس اراعه شده همه قابلیت‌های مورد نیاز شما را شامل می‌شود. امکاناتی همانند: تعریف نامحدود شماره داخلی و همکار، ضبط مکالمات، صندوق صوتی و صف انتظار زیاد اهمیت دارد.

هزینه: هزینه‌ها را با بودجه خود قیاس کنید و اراعه‌دهنده‌ای را انتخاب کنید که بهترین خدمات را با قیمت مناسب اراعه دهد.

۲. نصب و پیکربندی اولیه سانترال ابری

بعد از انتخاب اراعه‌دهنده سرویس، مرحله نصب و پیکربندی اولیه اغاز می‌شود. در تلفن سانترال سنتی، این مرحله هزینه و زمان بسیاری نیاز داشت، چون ملزوم می بود تجهیزات سانترال با دقت انتخاب و نصب شوند و خطوط شبکه و تلفن بازدید شوند تا سانترال بدون مشکل کار کند.

اما در نسل تازه سانترال، یعنی سانترال مجازی، هیچ تجهیزات سخت‌افزاری یا نرم‌افزاری نیاز نیست. حتی ملزوم نیست سانترال را در یک شرکت یا فضای فیزیکی راه انداخت. کل سانترال مجازی بر فضای ابری قرار دارد و مشترک بعد از ثبت خواست و تایید مدارک هویت حقیقی یا حقوقی، سانترال مجازی او فعال می‌شود.

همه مرحله های تنظیمات سانترال مجازی و مدیریت تماس‌های ورودی و خروجی نیز در همان پرتال آنلاین انجام می‌شود. فرایند تهیه سانترال مجازی در «دفتر شما» ۵ دقیقه زمان نیاز دارد و کمتر از یک روز، سانترال فعال شده است.

قسمت دوم: شخصی‌سازی تلفن سانترال مجازی

شخصی‌سازی سانترال مجازی و انجام تنظیمات آن، به اراعه‌ی خدمات بهتر به مشتری پشتیبانی می‌کند و عکس بهتری از برند شما در خاطر مخاطب خواهد ماند. در این قسمت، موارد مهم در شخصی‌سازی سانترال مجازی را گفتن می‌کنیم.

۱. تنظیم منوهای تودرتو در سانترال ابری

یکی از قابلیت‌های مهم مرکز تلفن میزبانی شده، منوهای صوتی یا تلفن گویا (IVR) است. برای افزایش رضایت مشتری، در تنظیم منوهای صوتی موارد زیر را برای بسپارید:

تشکیل منوی ساده و کاربرپسند: منوها باید ساده و قابل فهمیدن باشند و به درستی تفکیک شده باشند تا مشتریان به راحتی بتوانند گزینه مورد نظر خود را اشکار کنند.

منفعت گیری از مطلب‌های خوش‌آمدگویی: مطلب‌های خوش‌آمدگویی مناسب و حرفه‌ای تشکیل کنید تا مشتریان حس خوبی داشته باشند.

تعریف مسیرهای مناسب: مسیرهای مختلفی برای تماس‌های ورودی تعریف کنید تا مشتریان به شدت به قسمت مورد نظر خود متصل شوند.

۲. منفعت گیری از صف‌های تماس در سانترال ابری

صف‌های تماس به شما امکان خواهند داد تا تماس‌های ورودی را مدیریت کنید و از ازدحام جلوگیری کنید. برای افزایش رضایت مشتری، صف‌های تماس را به شکل زیر شخصی‌سازی کنید:

تنظیم آوای انتظار اختصاصی: موسیقی مناسبی را برای زمان انتظار مشتریان انتخاب کنید.

خبر‌رسانی حالت صف: مشتریان را از حالت صف و زمان زمان انتظار تقریبی آگاه کنید.

جواب‌گویی سریع: تلاش کنید زمان انتظار را به حداقل برسانید و تماس‌ها را به شدت جواب دهید. در سرویس تلفن گویای دفتر شما یا سانترال مجازی، امکان تعریف برتری جواب‌گویی و نظارت بر ورود و خروج اپراتورها به صف جواب‌گویی وجود دارد، در نتیجه زمان انتظار برای دریافت جواب به حداقل می‌رسد.

۳. منفعت گیری از گزارش‌ها و تحلیل‌های تماس‌های ورودی و خروجی

مرکز تلفن میزبانی شده قابلیت اراعه گزارش‌ها و تحلیل‌های دقیق از تماس‌ها را دارد. از این قابلیت‌ها برای بهبود خدمات مشتری منفعت گیری کنید:

تحلیل اطلاعات تماس‌ها: تعداد و زمان زمان تماس‌ها، تماس‌های از دست رفته، و مقدار رضایت مشتریان را تحلیل کنید.

شناسایی نقاط ضعف: نقاط ضعف را شناسایی کرده و برای بهبود آن‌ها عمل کنید.

آموزش کارکنان: بر پایه گزارش‌ها، نیازهای آموزشی کارکنان را شناسایی و برنامه‌های آموزشی مناسب را اجرا کنید. در سانترال مجازی دفتر شما، امکان دریافت گزارش لحظه‌ای از کارکرد همکاران و حتی ضبط و شنیدن مجدد تماس‌ها وجود دارد. در نتیجه تحلیل و بهبود فرایند جواب‌گویی زیاد آسان می‌شود.

قسمت سوم: نکات کلیدی برای افزایش رضایت مشتری با پشتیبانی سانترال ابری

سانترال مجازی به علت این که بستر مناسبی برای جواب‌گویی حرفه‌ای و حمایتقوی از مشتریان فراهم می‌سازد، نقش مهمی در افزایش رضایت مشتریان دارد. برای منفعت گیری بهتر از سانترال مجازی موارد زیر را در نظر داشته باشید.

۱. حمایت۲۴/۷ با منفعت گیری سانترال مجازی

اراعه حمایت۲۴/۷ می‌تواند به افزایش رضایت مشتریان پشتیبانی کند. امکان پذیر پاسخگویی شبانه‌روزی برای همه کسب و کارها راهکار بهینه‌ای نباشد. در این صورت دقت کنید که سانترال مجازی شما صندوق صوتی داشته باشد. در این صورت، در ساعات غیرکاری، تماس‌ها به صندوق صوتی منتقل خواهد شد تا در اولین زمان به آنها رسیدگی شود.

۲. آموزش همکاران و اراعه دستورالعمل جواب‌گویی

آموزش کارکنان در عرصه‌های گوناگون، از جمله نحوه برخورد با مشتریان و منفعت گیری از سیستم تلفن سانترال، اهمیت بسیاری دارد. کارکنان آموزش‌دیده می‌توانند به طور مؤثرتری به نیازهای مشتریان جواب دهند و رضایت آن‌ها را افزایش دهند.

۳. شخصی‌سازی ارتباطات با سانترال ابری

شخصی‌سازی ارتباطات با مشتریان می‌تواند به افزایش رضایت آن‌ها پشتیبانی کند. به گفتن مثال، منفعت گیری از نام مشتریان در تماس‌ها و مطلب‌ها می‌تواند حس نزدیکی و ارزشمندی بیشتری به آن‌ها بدهد.

۴. پیگیری بازخوردها

بازخوردهای مشتریان را جدی بگیرید و بر پایه آن‌ها تغییرات ملزوم را در سیستم خود اعمال کنید. این مشخص می کند که شما به نظرات و نیازهای مشتریان اهمیت می‌دهید و به جستوجو بهبود خدمات خود هستید.

سخن آخر

راه‌اندازی و شخصی‌سازی تلفن سانترال مجازی می‌تواند به طور قابل توجهی به افزایش رضایت مشتریان پشتیبانی کند. با انتخاب اراعه‌دهنده سرویس مناسب، پیکربندی و شخصی‌سازی دقیق سیستم، و دقت به نیازها و بازخوردهای مشتریان، می‌توانید توانایی‌ای بهتر و رضایت‌قسمت‌تر را برای آن‌ها فراهم کنید.

شرکت دانش‌بنیان دفترشما با منفعت گیری از قابلیت‌های گوناگون سانترال مجازی همانند تعریف نامحدود داخلی، صف‌های تماس، شخصی‌سازی صندوق صوتی، کیفیت عالی تماس و گزارش‌های دقیق به شما پشتیبانی می‌کند که خدمات خود را بهبود ببخشید و به یک کسب‌وکار موفق‌تر تبدیل شوید.

برای خبر زیاد تر به سایت daftareshoma.com بروید یا با شماره ۰۲۱۲۸۴۲۰ تمای بگیرید